PRIVACYVERKLARING VAN KWB Meerhout-Berg


KWB Meerhout-Berg hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
KWB Meerhout-Berg houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).
 
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn   
  verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden
  waarvoor ze worden gebruikt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens langs
  een van de geijkte kanalen; per mail of schriftelijk;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens
  gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze
  zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als KWB Meerhout-Berg zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:
KWB Meerhout-Berg
kwbmeerhoutberg@gmail.com
of via het contactformulier op de website.

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ?
Uw persoonsgegevens worden door KWB Meerhout-Berg verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
•      Nieuwsbrief
•     Administratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
•     Administratie en dienstverlening aan sponsors (uitvoering overeenkomst)
•     Aankopen van tickets (afleveren tickets, toegangscontrole, bepaling tarieven, servicemailing voor en/of na uw
       bezoek, contactname in geval van programmawijziging of annulatie)
•     Verzorgen van opleidingen
•     Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang) ▪ E-zine
      (e-mail)
•    Occasionele e-mails met een aanbod voor voorstellingen (die direct aansluiten bij een recent bezoek)
•     Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:
•     Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres,
•     Privé contactgegevens: telefoonnummer, e-mail adres
•     Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer
•     Rijksregisternummer
•     Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit
•     Interesses
•     Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)
•     Aanwezigheid
•     Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf
De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Met uitzondering van:
•     Beeldmateriaal
•     …

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte foto’s van u en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers
De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:
•     Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
•     Het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, mailhosting, ..);
•     Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …);
•     Het verzorgen van de (financiële) administratie
•     Het verzekeren van onze klanten, deelnemers en vrijwilligers
•     Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).
Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden - ontvangers
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:
•     Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van onze federatie/koepel (de federatie/koepel zelf, de
       andere verenigingen die behoren tot dezelfde federatie/koepel, …)
•     Uw gegevens worden bewaard in een gedeelde databank met KWB Nationaal
•     Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn
      uitgewerkt (o.a. coproductie) en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld). Vaste partners van KWB Meerhout-
      Berg zijn bv. KWB Meerhout-Centrum, KWB Meerhout-Gestel, KWB Meerhout-Zittaart, KVLV Meerhout-Berg, FEMMA,
      Samana, Chiro Berg, maar niet gelimiteerd tot voorgaande lijst.
•    Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, …)
•     Externe opleiders of trainers

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens door te geven.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.
Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U hebt het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.
Uw persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval worden uw persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

Bewaartermijn
KWB Meerhout-Berg bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.
KWB Meerhout-Berg verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan:
•    Maximaal 10 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van het lidmaatschap en door het lid geïnitieerd verzoek tot
     schrapping) (archivering ten behoeve van jubileumvieringen).
•    Maximaal 4 jaar voor deelnemers van activiteiten.

Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
•    Alle personen die namens KWB Meerhout-Berg van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
•    We hanteren een gebruikersnaam en/of wachtwoordbeleid op al onze systemen, gegevensdragers en/of bestanden.
•    We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
•    Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig en installeerden een ‘firewall’.
•    Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische
     incidenten.
•    We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen en stellen bij indien nodig.
•    Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij
     volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun
     verantwoordelijkheid.
•    Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken
      naar behoren uit te voeren.
•    Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw
     rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens
U hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
U hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo hebt u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)
Ook hebt u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Via het contactformulier van onze website of kwbmeerhoutberg@gmail.com kunt u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken (om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren). Om je identiteit te controleren, vragen wij je om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.
Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Wijzigingen aan onze privacyverklaring
KWB Meerhout-Berg kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 16 juni 2018.
Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als je deze wilt raadplegen.